IT sicuro e riservato per studi legali.

Il segreto professionale passa dai sistemi

L'obbligo di riservatezza dell'avvocato riguarda tutto ciò che apprende nell'esercizio del mandato, ed è presidiato dal codice deontologico forense oltre che dall'articolo 622 del codice penale sulla rivelazione di segreto professionale. Nella pratica quotidiana quel segreto vive dentro cartelle condivise, caselle email, portatili che escono dallo studio e telefoni personali. Un fascicolo su un portatile non cifrato che viene rubato in stazione non è solo un incidente informatico: è un problema deontologico, ed è anche una violazione di dati personali da valutare ai fini della notifica al Garante entro settantadue ore.

I termini processuali non si spostano

È il vincolo che rende l'infrastruttura di uno studio legale diversa da quella di qualunque altro cliente. Il deposito telematico va perfezionato entro la scadenza, e un guasto alla connessione, alla firma digitale o alla postazione la sera del termine è un problema che nessun ticket risolve in tempo. La progettazione deve tenerne conto: connettività con una seconda linea che commuta in automatico, dispositivi di firma non legati a un'unica postazione, credenziali dei portali accessibili anche a un collega, e la regola di non depositare mai all'ultima ora quando esiste un'alternativa.

Chi vede quali fascicoli

Negli studi di più di qualche persona la cartella condivisa a cui accedono tutti è la norma, e il conflitto di interessi la rende un problema concreto: praticanti, collaboratori esterni, segreteria e domiciliatari non dovrebbero necessariamente vedere ogni pratica. Impostare i permessi per materia o per fascicolo è un lavoro di configurazione, non un acquisto, e produce due benefici insieme: riduce il rischio di accessi impropri e crea la tracciabilità che serve se un giorno bisogna ricostruire chi ha aperto cosa.

Cosa configuriamo per uno studio legale

Un impianto costruito attorno a riservatezza, disponibilità e tracciabilità.

• Cifratura di portatili e supporti rimovibili, come impostazione predefinita
• Permessi per materia o fascicolo, con accessi nominali e tracciati
• Autenticazione a più fattori su PEC, portali e accesso remoto
• Backup immutabile dei fascicoli, con test di ripristino documentati
• Connettività ridondata e firma digitale utilizzabile da più postazioni
• Procedura di uscita per collaboratori e praticanti, con revoca immediata degli accessi

L'archivio che cresce e non si butta

I fascicoli non si eliminano a fine causa: vanno conservati per anni, tra obblighi di legge, ragioni difensive e prassi professionale. Il risultato è un archivio digitale che cresce senza sosta e che quasi sempre convive con un archivio cartaceo. Serve una strategia su due fronti: da un lato spostare i fascicoli chiusi su spazi meno costosi mantenendoli ricercabili, dall'altro assicurarsi che rientrino nel backup — è frequente trovare archivi storici esclusi dai salvataggi proprio perché grandi e apparentemente inattivi.

La compromissione della posta

È l'incidente più frequente e il più delicato per uno studio legale. L'attaccante entra nella casella, legge la corrispondenza — che include strategie difensive, trattative, comunicazioni con i clienti — e resta invisibile per settimane, spesso creando una regola che nasconde le risposte. Il danno economico eventuale è secondario rispetto a quello sostanziale: dover comunicare a un cliente che la sua pratica è stata letta da un terzo. Autenticazione a più fattori su tutte le caselle e controllo periodico delle regole di inoltro sono le due misure che chiudono la quasi totalità di questi casi.